Sois productif grâce à la to do list !
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©Moyo Studio
Une to do list est un outil gestionnaire de tâches qui t’aide à structurer des projets et à augmenter ta productivité – à condition de l’utiliser correctement. Découvre dans cet article comment une telle méthode facilite ton travail au quotidien et te soutient dans ta gestion de projet.
To do list : définition
C’est l’un des outils les plus efficaces pour avoir plus de structure et gagner en productivité dans la vie quotidienne. Cette organisation est également appelée la « méthode GTD » (« Getting Things Done », ou bien en français « faire les choses à faire »). Il n’est pas étonnant que de nombreuses personnes ne puissent presque rien faire sans leur liste GTD à cocher.
« To do » signifie en anglais « faire ». En conséquence, tu notes point par point chaque projet – de nature professionnelle ou personnelle – qui doit être mené à bien. Les applications de chaque projet peuvent être effectuées sur une journée, une semaine, ou jusqu’à terme du projet.
Une to do list permet de :
- Afficher clairement les tâches,
- Définir les priorités et
- Garder un œil sur les tâches accomplies.
Cet outil sert à rassembler les tâches encore en suspens, à les structurer selon leur ordre d’importance et à cocher une case dès que la tâche qui y correspond est accomplie. Cela te donne une meilleure vue d’ensemble sur ton organisation et facilite le suivi de ta réussite.
Quels sont les avantages d’une to do list ?
Nous savons tous combien il est important d’éviter le stress. Tous les outils sont bons pour alléger la pression de la vie quotidienne. Dresser une liste est une méthode simple et efficace pour se protéger contre le stress. Tu peux voir noir sur blanc quelles sont les tâches à effectuer dans la journée et les hiérarchiser ou les reporter à un autre jour si la charge de travail est trop importante.
Deux choses essentielles se produisent lorsque tu dresses une to do list :
- Tu allèges la charge de ton esprit : les tâches inachevées te restent en tête et créent un chaos. Une to do list te libère de ces pensées et t’aide à te concentrer sur les tâches concrètes. Ainsi, tu augmentes ta capacité de concentration.
- Tu actives ton système de récompense : lorsque tu coches une case, notre système de récompense dans le cerveau est activé et l’hormone dopamine est libérée. En conséquence, tu te sens plus motivé et tu travailles de manière plus productive.
Astuce de notre rédaction : : apprends tout ce que tu dois savoir concernant ta formule de réussite pour plus de motivation ici.
Avantages et inconvénients d’une to do list
Rédiger une to do list est incroyablement pratique, mais cette méthode peut aussi avoir quelques effets néfastes sur la gestion des tâches. Voici un aperçu des avantages et des inconvénients de la to do list :
| Avantages | Inconvénients |
| ● facile à utiliser
● fournit un aperçu des tâches en suspens ● les priorités peuvent y être définies ● soulage la mémoire ● a un effet motivant ● donne plus de structure à la vie quotidienne ● accroît la concentration et la productivité | ● des listes trop longues peuvent entraîner une surcharge de travail et du stress
● sa rédaction peut distraire des tâches réelles ● l’accent est mis sur le fait de cocher la case et non sur le processus lui-même ● il est facile de se perdre dans les détails et de perdre de vue l’ensemble. |
To do list : exemples
Il existe différentes façons de tenir une liste de tâches. En principe, tu peux écrire tes tâches sur un morceau de papier ou sur un post-it. Ton calendrier ou ton carnet de notes peuvent aussi servir à noter les tâches quotidiennes. Une feuille de calcul Excel ou une application sur ton smartphone sont également des options intéressantes.
Choisis un moyen d’écriture et un lieu qui te semblent cohérents et qui s’intègrent au mieux dans ton quotidien. Si tu passes beaucoup de temps dans ta cuisine, tu peux mettre ta to do list sur le frigo. Si tu passes la plupart de ton temps devant ton écran d’ordinateur, une liste numérique pourrait te convenir mieux.
Il en existe trois types :
- To do list quotidienne : dans ce formulaire, tu notes toutes les tâches une par une en fonction de leur ordre d’importance. Dès que tu as terminé une tâche, coche la case correspondante.
- To do list étendue : en plus des tâches à venir, tu noteras le temps estimé nécessaire pour les accomplir. Ce type de to do list peut être particulièrement utile pour les projets de grande envergure, et donc pour leurs applications.
- To do list complexe : sous cette forme, tout ce qui est pertinent est enregistré : des efforts à fournir aux responsabilités, en passant par les ressources nécessaires, etc. L’inconvénient de la liste complexe est que tu peux rapidement perdre de vue l’ensemble. Il est donc important de se concentrer sur l’essentiel. Une to do list complexe a du sens lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même projet. Elle résume toutes vos tâches.
Astuces pour des to-do-lists efficaces
Pour qu’une to do list apporte vraiment quelque chose à ta journée et te rende la vie plus facile, il y a quelques points à garder à l’esprit. Voici nos meilleurs conseils concernant les outils de gestion de projet :
Suis la règle 1-3-5
L’une des difficultés que rencontrent de nombreuses personnes est de décider, d’une part, ce qu’il faut mettre sur une to-do-list, et d’autre part, le nombre de missions. Dans cette première étape, la règle dite 1-3-5 peut t’aider.
En haut de ta liste ne se trouve qu’une seule tâche : c’est la plus importante, celle qui consomme généralement le plus de temps. En dessous, tu notes trois choses à faire qui sont également importantes et qui devraient être faites, mais qui semblent moins urgentes. S’ensuivent cinq petits objectifs qui peuvent être effectués le lendemain, si nécessaire.
Rédige ta to do list le soir ou en début de semaine
De nombreuses personnes créent leurs listes tôt le matin. Cela semble être une bonne idée, mais peut aussi nuire à la productivité car établir des priorités prend beaucoup de temps. Prends plutôt l’habitude de noter tes tâches la veille, dans le cadre de ta routine du soir. Maintenant que tu as tous les devoirs inachevés en tête, tu ne risques pas d’oublier quelque chose d’important. Tu peux t’endormir en étant plus détendu, et commencer la journée en étant frais et plus productif le lendemain matin.
Une autre possibilité consiste à dresser sa liste au début de chaque semaine pour les sept jours suivants. Cela présente l’avantage de te donner une bonne vue d’ensemble sur ton planning hebdomadaire, et te permet de réagir rapidement face aux délais.
Priorise tes tâches de manière judicieuse
Le plus important dans une to do list est de hiérarchiser tes projets. Si tu les écris au hasard sur un morceau de papier, cela ne t’aidera pas beaucoup. En fin de compte, tu ne feras que ce que tu aimes faire et les tâches désagréables mais urgentes ne seront pas effectuées.
La matrice dite « d’Eisenhower » peut t’aider à établir des priorités. Tu classes tout ce que tu dois faire dans l’une des catégories suivantes :
- A (urgent et important) : ceci doit être effectué immédiatement.
- B (important mais pas urgent) : ceci est généralement long et plus complexe. Tu peux le faire plus tard ou le déléguer.
- C (urgent mais pas important) : il s’agit de choses que tu peux, au mieux, déléguer ou pour lesquelles tu peux prévoir un bloc de temps chaque jour.
- D (pas urgent, ni important) : ces choses ne sont guère importantes, tu peux les faire si tu as encore du temps après avoir effectué toutes les autres : ce sont des sous-tâches.
L’application de la règle 1-3-5 ajoutée à l’application cette matrice donnerait ceci comme liste :
- Tâche A : se préparer pour la réunion
- Tâche B : créer une présentation
- Tâche C : annuler le voyage
- Tâche C : payer les factures
- Tâche B : créer une présentation
- Tâche B : créer une présentation
- Tâche B : créer une présentation
- Tâche C : classer les documents de facturation
- Tâche D : commander des fournitures de bureau
Répartis les grandes en plus petites tâches
Si tes objectifs sont trop importants, de sorte que tu ne peux en accomplir qu’un ou deux par jour, la frustration s’installe rapidement. Essaie donc de diviser les grands devoirs en plus petits. Par exemple, si tu veux préparer ton déménagement, n’écris pas « déménagement » sur la liste. Au lieu de cela, tu peux décomposer ce gros projet en petites étapes : faire appel à un service de déménagement, obtenir des cartons de déménagement, jeter les déchets encombrants, poster une demande de nouveaux locataires, etc.
Remarque : Pas la peine de partir trop dans le détail de chaque petite tâche au risque de rendre ta liste infiniment longue. En fin de compte, cela entraînera plus de frustration que de motivation. Les sous-tâches encombrent inutilement ta liste. Prends l’habitude de faire toutes les choses qui prennent moins de cinq minutes immédiatement sans les noter.
N’utilise pas ta to do list comme un calendrier
Les rendez-vous n’ont pas leur place dans ta liste de tâches à faire. Ils ne font que rendre le document confus. Tu peux noter ta liste de devoirs quotidiens dans ton calendrier, mais ne mélange pas les deux formats. Il est préférable de consulter ton emploi du temps avant de procéder à la planification. Tu sais alors de combien de temps tu disposes et si le nombre de choses à accomplir est vraiment réaliste.
To do list : notre conclusion
- La to do list est, par définition, un outil important pour plus de productivité et de structure et pour une plus grande efficacité dans la vie quotidienne.
- Grâce à cet outil, les tâches peuvent être clairement affichées, les priorités dressées et les succès constatés.
- Les plus grands avantages des to do lists sont que la mémoire est soulagée, et le système de récompense activé.
- Il est important que les to do lists ne soient pas surchargées et qu’elles aient des priorités.
- Idéalement, rédige ta liste le soir pour le lendemain, ou avant le début de la semaine pour les sept jours suivants.
- Il faut être réaliste en écrivant une liste : les tâches devraient être aussi courtes que possible, mais prendre plus de cinq minutes chacune.
Sources de l’article
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